Jahresabrechnung

Die Jahresabrechnung ist die Gegenüberstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Verwaltung des Gemeinschaftlichen Eigentums für das vorangegangene Wirtschaftsjahr.

In den zugehörigen Einzelabrechnungen werden die vom jeweiligen Sondereigentümer geleisteten Hausgelder den tatsächlichen auf diese Einheit entfallenen Kosten (und ggf. sonstigen Einnahmen) gegenübergestellt und abgerechnet. Die Jahresabrechnung ist also auch die Rechnungslegung über die Hausgeldvorauszahlungen. Aus dem Abrechnungsergebnis können sich Guthaben oder Nachzahlungen für die Eigentümer ergeben.

Die Aufstellung der Jahresabrechnung ist Aufgabe des Verwalters. Gibt es einen Verwaltungsbeirat, so soll dieser die Jahresabrechnung prüfen und mit Stellungnahmen versehen und der Eigentümergemeinschaft Beschlussempfehlungen geben. Daher findet rechtzeitig vor der ETV eine Belegprüfung durch den Beirat statt. Der Verwalter übersendet jedem Eigentümer mit der Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung mit der Stellungnahme des Beirats.

Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr. Nach der Rechtsprechung muss der Verwalter die Jahresabrechnung aber innerhalb der ersten sechs Monate des Folgejahres erstellen und vorlegen. Später entspricht es nicht mehr der ordnungsgemäßen Verwaltung. Die Eigentümer benötigen die Jahresabrechnung im Übrigen für Ihre Einkommensteuererklärung (Abgabe 31.07). Vermietende Eigentümer benötigen die Abrechnung für die Betriebskostenabrechnung bei der die Abrechnungsfrist nach § 556 BGB einzuhalten ist. Kann ein Eigentümer Nachforderungen gegenüber seinem Mieter nicht mehr geltend machen weil der WEG Verwalter nicht rechtzeitig abgerechnet hat, ist dieser zu Schadenersatz verpflichtet.

Zuständigkeit bei Verwalterwechsel. Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung trifft denjenigen Verwalter, der im Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht Amtsinhaber ist. Der Anspruch auf Erstellung der Jahresabrechnung z.B. 2023 ist spätestens mit Ablauf des Wirtschaftsjahres am 1.1.2024 entstanden. Die Abrechnungspflicht des ausgeschiedenen Verwalters erstreckt sich nur auf die Wirtschaftsjahre, die bei seinem Ausscheiden schon abgelaufen waren. Für die Abrechnung des Wirtschaftsjahres, in dem der unterjährige Verwalterwechsel stattfindet, ist der neue Verwalter zuständig. (BGH, Urteil v. 16.2.2018, V ZR 89/17)

Wirksamkeitsvoraussetzung der Jahresabrechnung: Bestandskräftig wird die Gesamt- und die dazu gehörigen Einzelabrechnungen erst durch Beschluss der Eigentümer in der ETV durch einfache Mehrheit. Wird im Beschluss kein Fälligkeitstermin festgelegt, dann sind Nachzahlungen und Guthaben mit dem Datum der Beschlussfassung sofort fällig.

Die WEG-Abrechnung muss grundsätzlich nach dem Zu- und Abflussprinzip erstellt werden. Überweist der Verwalter eine Rechnung aus dem Jahr 2023 erst im Jahr 2024, wird die Ausgabe auch erst in der Abrechnung für 2024 erfasst. Maßgeblich ist der Tag des Geldabflusses. Es kommt nicht auf den Leistungszeitraum oder das Rechnungsdatum an. Zahlt ein Eigentümer sein Hausgeld für Dezember 2023 erst am 18. Januar 2024, ist dies eine Einnahme in 2024, die auch erst in die Abrechnung für 2024 eingeht.

Es gibt jedoch Ausnahmen vom Zu- und Abflussprinzip: Heizkosten und Warmwassererwärmungskosten bei Zentralheizungsanlagen. Ist die Heizkostenverordnung für das Abrechnungsobjekt anzuwenden, dann müssen für die Heizkostenabrechnung die Brennstoffkosten abgegrenzt werden, da nach der HeizkostenV nur die Kosten der im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffe angesetzt werden dürfen. Verbrauchsabhängig umgelegte Kosten. Kosten, die zwischen den Eigentümern nach einem erfassten Verbrauch verteilt werden sollen (z.B. Wasser und Abwasser, wenn Wohnungswasserzähler vorhanden sind und die Gemeinschaft die verbrauchabhängige Verteilung beschlossen hat), müssen ebenfalls für das Abrechnungsjahr abgegrenzt werden, da nur die tatsächlich entstandenen Kosten für die verbrauchten Mengen abgerechnet werden dürfen. Diese ergeben sich aus der Abrechnung der Wasserbetriebe im Folgejahr.

Verteilerschlüssel: Gemäß WEG sind die Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums im Verhältnis der Miteigentumsanteile auf die Eigentümer zu verteilen. Die Heiz- und Warmwasserkosten sind nach den Bestimmungen der Heizkostenverordnung zu verteilen, wenn diese für das WEG-Objekt Anwendung findet (Zentralheizung). Die Heizkostenverordnung geht vor.

Abweichende Kosten-Verteilerschlüssel in der Gemeinschaftsordnung: In der Teilungserklärung/ Gemeinschaftsordnung können auch andere Verteilerschlüssel als der gesetzliche MEA-Schlüssel festgelegt sein. Häufig ist z.B. abweichend bestimmt:

Kosten des Kabel-TV Anschlusses nach Zahl der Wohneinheiten
Verwalterhonorar nach Zahl der Wohneinheiten
Kosten des Aufzugs nach MEA auf die Wohnungen, die durch den Aufzug erschlossen sind
Wasser und Abwasser nach dem erfassten Verbrauch, wenn Zähler vorhanden sind.

Änderung von Verteilerschlüsseln: Die Eigentümer können gemäß WEG durch Beschluss mit einfacher Mehrheit beschließen, dass Betriebskosten und Verwaltungskosten künftig nach Verbrauch oder Verursachung oder nach einem anderen gerechten Verteilerschlüssel verteilt werden können. Die Regelung soll es den Gemeinschaften insbesondere ermöglichen, nach Wasserzählereinbau und Einführung von Müllmengenerfassungssystemen unkompliziert den Verteilerschlüssel umzustellen. Diese Änderung des Schlüssels für Betriebskosten und Verwaltungskosten durch Beschluss ist auf Dauer möglich, auch wenn in der GemO die Verteilung nach MEA festgeschrieben ist. Ist der bisherige Verteilerschlüssel grob unbillig, so kann ein einzelner Eigentümer gemäß WEG die Änderung des Verteilerschlüssels verlangen und ggf. auch gerichtlich durchsetzen.

Vermögensbericht: Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der im wesentlichen den Status der Gemeinschaft darstellt und mindestens folgende Punkte beinhalten sollte:

Kontostände am 01.01. und 31.12. auf dem Bewirtschaftungskonto (Hausgeldkonto) und auf dem Erhaltungsrücklagenkonto
Übersicht über die Entwicklung der Bankkonten im Abrechnungsjahr
ggf. Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
ggf. Summe aller Guthaben und aller Nachzahlungen
ggf. Zu- und Abgänge aus dem gemeinschaftlichen Sachvermögen.

Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer einmal im Jahr zur Verfügung zu stellen. Dies kann praktischerweise mit der Jahresabrechnung erfolgen.

Umlagefähige Kosten: Eigentümer die ihre Wohnung vermietet haben, können nicht alle Kosten, die in der Jahresabrechnung enthalten sind, auf den Mieter umwälzen. Keine Betriebskosten sind z.B.: Verwalterkosten, Kosten für die Eigentümerversammlung, lnstandsetzungskosten, Kontoführungsgebühren, Rechtsberatungskosten, Aufwandsentschädigungen für den Beirat, Versicherungen für den Beirat, Zinsen für Überziehung, Mahnkosten. Die Grundsteuer gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten, ist aber nicht Bestandteil der Eigentümerabrechnung. Die Grundsteuer gehört bei WEG Anlagen nicht zu den Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums, sondern wird vom Finanzamt (in Berlin, sonst Stadtkasse, Gemeinde) direkt beim Wohnungseigentümer erhoben. Je Sondereigentum ist ein Grundsteuerbescheid erteilt worden. Die Grundsteuer muss also in der Betriebskostenabrechnung für den Mieter individuell hinzugesetzt werden. Der Verwalter kann die WEG-Abrechnung in umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten gliedern, muss dies aber nicht.

.... wie soll es denn nun weitergehen ???